Libor Kubin De laatste tijd wordt er veel gesproken over de GTD-methode: Getting Things Done, die mensen helpt productiever te zijn en hun werk en privéleven te beheren. Op 27 april vindt de eerste conferentie over deze methode plaats in Tsjechië, en Jablíčkař.cz nodigde een van de bekendste uit voor het interview. Lukáš Gregor, docent, redacteur, blogger en tevens GTD-docent.
Groetjes, Lucas. Laten we zeggen dat ik nog nooit van GTD heb gehoord. Kunt u ons als leken vertellen waar dit over gaat?
De Getting Things Done-methode is een hulpmiddel waarmee we veel productiever kunnen zijn. Het is gebaseerd op het feit dat, ondanks het feit dat de hersenen een fascinerend orgaan zijn, ze bepaalde beperkingen hebben die we zelf boycotten (of waarvan we ons niet bewust zijn). Bijvoorbeeld door het om totaal onbegrijpelijke redenen onder water te zetten of liever te wieden. In zo'n toestand kan het nauwelijks zijn volledige potentieel benutten tijdens creatieve processen, bij het denken, bij het leren, en kan het zelfs niet volledig rusten. Als we ons hoofd er vanaf helpen ballast (dat wil zeggen: van dingen die we niet echt in ons hoofd hoeven te dragen), zetten we de eerste stap naar efficiënt zijn.
En de GTD-methode biedt in slechts een paar stappen begeleiding om die staat van kalmte en focusvermogen te bereiken. Hoe je je hoofd leeg kunt maken met snooze artikelen in de zogenaamde mailbox en hoe u al uw projecten en "taken", zowel persoonlijk als werkgerelateerd, in een duidelijk systeem kunt organiseren.
Voor wie is de methode bedoeld, wie kan het helpen?
Het water loopt me in de mond dat het past voor elk, het heeft zijn nadelen. Als ik het bekijk via de verschillende soorten banen, zullen de banen die in wezen afhankelijk zijn van scherpte en reageren op de omgeving (bijvoorbeeld brandweerlieden, artsen, maar ook diverse technische ondersteuning, mensen aan de telefoon...) alleen gebruik kunnen maken van een fractie van de methode, of ze gaan de methode simpelweg gebruiken voor hun persoonlijke ontwikkeling, persoonlijk niveau. En het is ook niet een methode voor iedereen, omdat er mensen zijn die elke orde, systematisering gruwelijk vinden, of ze simpelweg verlammen, nog meer dan chaos.
En eigenlijk nog een categorie – het is zeker niet voor degenen die al hun problemen met hun eigen zwakke wil in de methode passen, denkend dat het hen op zichzelf zal helpen, misschien zelfs om een gelukkiger leven te leiden...
Alle andere groepen mensen kunnen met GTD beginnen.
Zijn er nog andere soortgelijke methoden? Zo ja, hoe zou u ze vergelijken met GTD?
Het is nodig om GTD enigszins te demystificeren. Zonder in de geschiedenis van productiviteitsoverwegingen te duiken, zijn er begrijpelijkerwijs al heel lang pogingen ondernomen om tijdmanagementproblemen op te lossen (ja, al in het oude Griekenland). Hoewel GTD hier niet direct over gaat, is het ook niet een nieuw wonder, een medicijn dat David Allen uit het niets zou hebben uitgevonden door verwoede experimenten in laboratorium. De methode bevat meer gezond verstand dan experimenteren, ik zou dat etiket zelfs ketters durven noemen methode het schaadt haar op de een of andere manier, en ik zou juist dat aspect willen benadrukken hulpmiddelen a logische opeenvolging van stappen, wat kan helpen.
Ik suggereer alleen dat er zeker soortgelijke zijn methoden, benaderingen die praten over hoe je het beste je "verplichtingen" kunt regelen, sommigen hebben dergelijke methoden zonder ze ergens vandaan te lezen, ze denken er gewoon aan. (Overigens leiden vrouwen in deze richting.) Maar als ik iemand anders zou vinden hulpmiddel, wat direct van toepassing is op GTD, zou het zeker de ZTD-methode zijn (Zen To Done, vertaald als Zen en hier gedaan). Het is een geschikte oplossing als iemand GTD al heeft geroken en het probleem van het prioriteren van taken is gaan oplossen, omdat Leo Babauta GTD combineerde met de aanpak van Stephen Covey en alles zo formuleerde dat het eenvoudig was. Of een passende oplossing als hij GTD niet wil oplossen, hij wil Covey niet eens lezen, hij is meer een freelancer, een minimalistisch wezen.
Dus wat is de eerste stap op weg naar GTD als ik besef dat ik iets met mijn tijd en taken wil doen?
Ik raad beginners altijd aan om minimaal twee, drie uur te doen voor volledige gemoedsrust. Zet een lekker muziekje op, trek misschien een fles wijn open. Neem een vel papier en schrijf ze er allemaal op, in opsommingstekens of met behulp van een mindmap projectie, waar ze momenteel aan werken. Haal het maximale uit je hoofd. Misschien helpen de zogenaamde interessegebieden (=rollen) die ik graag gebruik, bijvoorbeeld werknemer, echtgenoot, vader, atleet... en individuele projecten of groepen/to-do-lijsten, ook.
Waarom dit allemaal? Zodra je deze basisbeginselen uit je hoofd hebt, kun je immers beginnen met het oefenen van GTD. Begin met uitstellen, noteer de binnenkomende prikkel en wijs deze vervolgens toe aan het project dat je bij het sorteren al hebt gemarkeerd.
Maar de vraag omvatte ook doe iets met je tijd. In deze richting is GTD niet helemaal de meest geschikte, of zij creëert de achtergrond, de basis, maar het gaat niet om planning. Hier zou ik aanraden een boek te pakken Het allerbelangrijkste eerst, of gewoon om te stoppen, even adem te halen en na te denken over waar ik nu ben, waar ik heen wil, wat ik ervoor doe... Het is eerder voor een ander debat, maar GTD zal iemand toestaan te stoppen en te nemen een adem.
Wat heb ik nodig om GTD te gebruiken? Moet ik gereedschap kopen? Wat zou jij aanraden?
Natuurlijk gaat het bij de methode in de eerste plaats om goede gewoonten, maar ik zou de keuze van het hulpmiddel niet onderschatten, omdat het ook van invloed is op hoe goed we erin zullen slagen om met de methode te leven. Vooral in het begin, als je net je vertrouwen in de methode opbouwt, is een goed hulpmiddel erg belangrijk. Ik zou een gespecialiseerde toepassing kunnen aanbevelen, maar ik zou voorzichtiger zijn. Voor beginners heb ik een goede ervaring gehad met Wunderlist, wat meer een verfijnde "to-do-lijst" is, maar sommige procedures kunnen er al op worden uitgeprobeerd en geleerd.
Maar sommige mensen voelen zich veel prettiger bij een papieren oplossing, die zijn charme heeft, maar ook zijn beperkingen. Het is zeker niet zo flexibel bij het zoeken en filteren van taken.
Waarom heeft de methode meer softwaretoepassingen voor Apple dan voor Windows? Komt dit feit op enigerlei wijze tot uiting onder degenen die geïnteresseerd zijn in de methode?
Het aanbod voor Windows is niet klein, maar het zijn vooral tools die bestaan en niet worden gebruikt. De prevalentie van GTD-applicaties voor het Apple-platform kan ook worden afgeleid uit de groepen die met de methode werken - vaak zijn het freelancers of mensen uit de IT-wereld. En als we de bedrijfswereld betreden, is het mogelijk om Outlook rechtstreeks voor GTD te gebruiken.
Is er een verschil tussen het gebruik van GTD voor studenten, IT-managers, thuisblijvende moeders of zelfs senioren?
In principe niet. Alleen de projecten zullen anders zijn, voor sommigen zal een meer gedetailleerde indeling in afzonderlijke stappen de boventoon voeren, terwijl voor anderen het werken met routines de boventoon zal voeren. Dit is precies de kracht van GTD, de universaliteit ervan.
Wat maakt de GTD-methode zo uniek dat deze steeds nieuwe fans krijgt?
Ik beantwoord dit gedeeltelijk aan de hand van eerdere antwoorden op vragen. GTD is gebaseerd op gezond verstand, respecteert de werking (en beperkingen) van de hersenen, vertegenwoordigt een procedure om dingen te organiseren, en dit hoeven niet alleen taken te zijn, maar ook de indeling van het kantoor of dingen in de werkplaats. Het is universeel en kan zeker snel na de implantatie helpen, wat ik als een groot voordeel zie. De resultaten zijn tastbaar en onmiddellijk, en dat is wat men nodig heeft. Bovendien kun je er zelfs tijdens het persseizoen mee aan de slag. Als je van plan was om over je missie na te denken, zou dat heel moeilijk zijn in een reeks brandende deadlines.
Ik zou gewoon voorzichtig zijn met dat woord uniek, ik beschouw het eerder als haar sterke punten. Of het uniek is, laat ik aan de geïnteresseerden over. Het bevalt mij dat GTD op mijn pad kwam toen ik het nodig had, mij hielp en daarom heb ik het verder verspreid.
Hoe ziet GTD eruit buiten Tsjechië? Hoe is het in het land van herkomst, de VS,?
Het enige dat ik kan zeggen is dat de prevalentie en het bewustzijn in het Westen groter lijken te zijn dan hier. Maar ik volg het niet echt, daar heb ik niet echt veel reden voor. Voor mij zijn mijn eigen ervaring en de ervaring van degenen die contact met mij opnemen, die de site lezen, belangrijk mitvsehotovo.cz, of die mijn trainingen volgen. Ik lees en blader door gespecialiseerde blogs uit het buitenland, maar het in kaart brengen van de staat van GTD in de wereld is een gebied dat op dit moment mijn behoeften te boven gaat.
Hoe ziet de gemeenschap van GTD-fans er in Tsjechië daarentegen uit?
Ik merkte dat ik in een enigszins verwrongen realiteit leefde. Omringd door een aantal GTD-gebruikers had ik even de indruk dat het toch zoiets vertrouwds was! Maar goed, de overgrote meerderheid van de wereld om mij heen heeft nog nooit van GTD gehoord en kan het woord in het beste geval alleen maar gebruiken tijdsbeheer.
En dan is er ook nog een vreemde groep mensen die denken dat GTD tot een religie wordt verheven, maar ik weet niet zo goed waar dat gevoel vandaan komt. Omdat iemand die het gebruikt zijn ervaringen deelt of op zoek is naar tips en advies van anderen?
De omvang van de gemeenschap van GTD-fans in Tsjechië kan niet worden overschat. 376 respondenten beantwoordden een gespecialiseerde vragenlijst, die was opgesteld als onderdeel van een diplomascriptie, en die ons aangenaam verraste. De website Mítvšehotovo.cz wordt door ongeveer 12 personen per week bezocht, maar de website is conceptueel uitgebreid naar andere gebieden van persoonlijke ontwikkeling, dus dit aantal kan niet worden opgevat als een antwoord op de belangstelling voor GTD in Tsjechië.
Je participeert in de organisatie 1e GTD-conferentie hier. Waarom is de conferentie opgericht?
Ik zie vooral twee fundamentele motivatie-impulsen voor conferenties: a) om de ontmoeting van de gegeven gemeenschap mogelijk te maken, om elkaar te verrijken, b) om de ongemarkeerde mensen buiten die cirkel aan te trekken en om hun gezichtsveld ergens mee uit te breiden, misschien zelfs om onderwijzen...
Kan een beginner of een complete leek over GTD naar de conferentie komen? Zal hij zich daar niet verloren voelen?
Integendeel, ik geloof dat deze conferentie graag beginners en niet-ingewijden verwelkomde. Ons doel is niet om – zoals sommigen ons beschuldigen – te versterken cultus van GTD, maar om te praten over productiviteit en efficiëntie, manieren te vinden om de zaken op orde te krijgen, werk en privéleven in evenwicht te brengen, enz. En hiervoor is de visie nodig van degenen die nog nooit van methoden hebben gehoord of er nog steeds naar op zoek zijn. Trouwens, ik ben ook nog steeds een zoeker, hoewel ik GTD train.
Probeer onze lezers naar de conferentie te lokken. Waarom zouden ze haar bezoeken?
Mijn intuïtie zegt mij dat alles in een hele prettige sfeer zal verlopen. De omgeving is prachtig, het team van mensen die het organiseren staat menselijk dichtbij mij, de uitgenodigde docenten en gasten zijn van hoge kwaliteit, ze zeggen dat er uitstekende versnaperingen en etenswaren moeten zijn... Nou, ik denk dat het gewoon een uitstekende dag!
Wat zou je zeggen tegen mensen die hun taken in hun werkzame leven niet bij kunnen houden en ook in hun privéleven graag wat orde willen?
De alfa en omega zijn het besef van de kostbaarheid van het geschenk dat we hebben ontvangen en dat we blijven ontvangen, bij elke ontwaking voor een nieuwe dag. Dat we zijn, dat we leven. We leven in een bepaalde ruimte en in een bepaalde tijd. En juist die tijd is een grootheid met zoveel onbekenden dat we er veel meer op moeten letten. We kunnen geld besparen, we kunnen het ook van iemand lenen, de tijd verstrijkt gewoon, hoe lang we er ook over nadenken. Het zou geweldig zijn als we hem dankbaar zouden zijn en hem zouden waarderen. Alleen dan kunnen organiseren en plannen zin hebben en echt effectief zijn.
Wilt u meer weten over de GTD-methode, dan kunt u komen kijken naar de 1e GTD-conferentie in Tsjechië met een hele schare van de beste sprekers en docenten op het gebied van deze methode. De congreswebsite en de mogelijkheid tot registratie vindt u hieronder via deze link.
Lucas, bedankt voor het interview.
