Jiří Filip Commerciële boodschap: Het huidige aanbod op de markt voor managementsystemen voor kleine bedrijven is erg breed. Tegelijkertijd is het kiezen van de juiste software een heel belangrijke beslissing. Je wilt immers niet binnen een paar weken ontdekken dat je een ongepaste keuze hebt gemaakt, stap over naar een andere applicatie en train het hele team vanaf het begin. Dus hoe navigeert u door de drukke markt en kiest u software die met u meegroeit en tegelijkertijd de laatste trends bijhoudt?
Bekijk onze tips over hoe u het beste systeem voor uw bedrijf kiest en aan welke eisen informatiesoftware moet voldoen.
Waarom een beheersysteem voor kleine bedrijven gebruiken?
Er zijn veel redenen waarom een bedrijf bedrijfssoftware zou moeten gebruiken. Niet alleen grote bedrijven, waar het vanzelfsprekend is om de organisatie over het hele bedrijf en alle teams heen te behouden. Maar ook voor kleine bedrijven, waar zo’n bedrijfsmanagementtool een krachtig instrument kan zijn voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. Dit leidt tot een toename van het concurrentievermogen en het succes van het bedrijf op de lange termijn.
Misschien bevindt u zich in een situatie waarin uw bedrijf al een aantal tools gebruikt... één voor facturatie, één voor communicatie, u beheert de cashflow in Excel, in de andere Excel heeft u een lijst met klanten, een kalender, afschriften en de rest op papier . Als deze oplossing u wat chaotisch lijkt, zoek dan naar een uitgebreider systeem dat de meeste van uw bedrijfsbeheerbehoeften op één plek dekt.
De belangrijkste redenen waarom zelfs kleine bedrijven een bedrijfsmanagementsysteem zouden moeten implementeren:
- Verbetering van de efficiëntie en productiviteit: Effectief bedrijfsinformatiesysteem maakt automatisering van processen mogelijk, vermindering van fouten tijdens handmatige gegevensinvoer of kopiëren en aanzienlijke tijdsbesparing. Dit leidt tot verbeterde efficiëntie en productiviteit van werknemers en verhoogt de bedrijfsprestaties.
- Beter tijdmanagement: Een bedrijfsbeheersysteem maakt het gemakkelijker om tijd, taken en projecten te plannen en te organiseren, waardoor werknemers zich meer op hun werk kunnen concentreren en stress kunnen verminderen.
- Efficiënter delen en beheren van informatie: Een managementinformatiesysteem helpt bij het beheren van gegevens en informatie en maakt een betere toegang en uitwisseling van gegevens tussen verschillende afdelingen en medewerkers mogelijk. Dit leidt tot een betere samenwerking tussen medewerkers, bovendien heb je alle belangrijke documenten op één plek en dat betekent dat je niet meer verwoed door papieren hoeft te zoeken.
- Nauwkeurigere en snellere besluitvorming: Het managementsysteem van het bedrijf biedt realtime informatie over de status van de projecten en activiteiten van het bedrijf, waardoor snellere en beter geïnformeerde besluitvorming mogelijk is.
- Kostenbesparing:Een informatiesysteem voor kleine bedrijven maakt een betere planning en controle van inkomsten en uitgaven mogelijk en helpt bij het identificeren van gebieden waar de kosten kunnen worden verlaagd.
Op welke functies moet u letten in een bedrijfsmanagementsysteem?
Automatisering
Een bedrijfsbeheersysteem moet de automatisering van repetitieve processen of eenvoudige activiteiten mogelijk maken om fouten en tijdverspilling bij repetitieve taken tot een minimum te beperken. Automatisering kan omvatten bijvoorbeeld terugkerende facturering, betalingsherinneringen, automatisch verzenden van e-mail, genereren van rapporten of het maken van taken of projecten op basis van sjablonen. Op deze manier kan de last voor medewerkers worden verminderd, kunnen fouten worden verminderd en kan de werkefficiëntie worden verbeterd.
Gegevensopslag in de cloud
Het gebruik van dataopslag in de cloud kan het delen van data binnen het bedrijf eenvoudiger en veiliger maken, alles staat overzichtelijk op één plek. Het maakt ook toegang tot gegevens mogelijk vanaf elke plaats en op elk moment, wat de werkefficiëntie verhoogt en een snelle uitwisseling van informatie mogelijk maakt. Gegevensopslag in de cloud zal ook gewaardeerd worden door alle bedrijven waar teamleden bijvoorbeeld vanuit een thuiskantoor werken.
Taak beheer
Software voor bedrijfsbeheer moet het eenvoudig volgen en beheren van taken en hun deadlines mogelijk maken. Dit kan bijvoorbeeld het plannen en toewijzen van taken omvatten, het volgen van de voltooiingsstatus van taken en het herinneren aan taken die in behandeling zijn. Hierdoor kunnen teamleden dat wel werk efficiënter verdelen, hun werklast bewaken en alle toegewezen taken op tijd voltooien.
Řízení projectů
Het managementsysteem van het bedrijf moet effectief projectmanagement mogelijk maken, inclusief planning, coördinatie en monitoring van de projectvoortgang. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan budgetplanning, efficiëntie en winstgevendheid van projecten. Met een dergelijk systeem kan het bedrijf zijn projecten beter beheren en betere resultaten en winst behalen.
Idealiter zou de geselecteerde tool meerdere opties moeten bieden voor een grafische weergave van projecten, zoals Kanban-borden, Gantt-diagrammen of tabeloverzichten voor een duidelijke visualisatie van projecten, budgetten, toewijzing van taken, status en voortgang.
CRM
Bedrijfssoftware moet ook CRM-tools (Customer Relationship Management) bevatten. Hierdoor kan het bedrijf effectiever met klanten communiceren en hun behoeften beter beheren.
Als u met het systeem CRM kunt afstemmen op andere processen, zoals projectbeheer, facturatie, contractbeheer of cashflowplanning, binnen één enkel bedrijfsbeheerplatform, kunt u uw klanten vanuit een 360°-perspectief bekijken.
Beheer van de werklast van medewerkers
Met de functie voor het beheren van de werklast van uw medewerkers kunt u het werk efficiënter verdelen over de individuele teamleden en zo hun optimale werklast bereiken. Het bedrijfsinformatiesysteem moet de planning van tijd en taken op een zodanige wijze mogelijk maken dat deze eerlijk worden verdeeld en dat medewerkers voldoende worden belast in overeenstemming met hun capaciteiten en werkprestaties. Tegelijkertijd zou het zo moeten zijn het systeem kan de belasting monitoren en indien nodig een passende oplossing bieden, bijvoorbeeld door taken te herverdelen of het aantal medewerkers in het betreffende team uit te breiden. Het zal een hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid mogelijk maken, wat bijdraagt aan het langetermijnsucces van het bedrijf.
Tips voor het kiezen van de beste software voor kleine bedrijven
Wanneer u software voor kleine bedrijven kiest, is het belangrijk om uw behoeften te identificeren en rekening te houden met uw budget.
Denk ook aan het gemak van implementatie en gebruik van de software, de mogelijkheid om te integreren met andere systemen en software, de mobiele applicatie en de complexiteit van de functionaliteiten.
1. Identificeer uw behoeften:
Voordat u op zoek gaat naar de juiste software, moet u overwegen welke functies en kenmerken u nodig heeft om uw bedrijf te beheren.
Houd er rekening mee dat sommige software gespecialiseerde functies biedt voor bepaalde industrieën, terwijl andere universeel zijn en kunnen worden aangepast aan de behoeften van verschillende industrieën.
2. Installatie- en gebruiksgemak van de software:
Bedenk hoe snel u nieuwe software in uw bedrijf kunt implementeren en hoe gemakkelijk deze in gebruik is.
Het vinden van software met een intuïtieve interface en eenvoudige installatie kan tijd besparen en de opleiding van werknemers minimaliseren. Idealiter heeft de software online tutorials en trainingsvideo's beschikbaar om u te helpen bij de training, of biedt de software consultaties waar u kunt overleggen over de implementatie van het systeem in uw bedrijf.
3. Oplossingen met functionaliteit voor financieel beheer:
Een geavanceerdere softwareoplossing met functionaliteit voor financieel beheer kan kleine bedrijven helpen financiële activiteiten bij te houden en te beheren. Hiermee krijgt u een overzicht van inkomsten en uitgaven in de huidige tijd en in de nabije toekomst of de uitvoering van budgetten. Je kunt de ontwikkeling van de cashflow voor de komende maanden voorspellen, de winstgevendheid van projecten en zwakke punten waar onnodig geld in het bedrijf ontsnapt.
4. Mogelijkheid tot integratie met andere systemen en software:
Bedenk welke andere software u gebruikt en of de nieuwe software compatibel is en eenvoudig kan worden geïntegreerd met andere systemen. Een toegankelijke programmeerbare interface (API) is dus cruciaal. Make is ook een populair integratieplatform dat geavanceerde integratie en automatisering mogelijk maakt.
Het zoeken naar software met functies voor het importeren en exporteren van gegevens kan uw werk eenvoudiger maken en handmatige gegevensinvoer minimaliseren.
5. Houd rekening met uw budget:
Houd bij het kiezen van software rekening met uw budget en probeer een oplossing te vinden die aan uw behoeften voldoet en betaalbaar is voor uw bedrijf.
Wees voorzichtig bij het vergelijken van offertes en overweeg of de extra functies de hogere prijs waard zijn. Een gratis proefversie zou vanzelfsprekend moeten zijn.
6. Mobiele applicatie omvat:
Door de beschikbaarheid van een mobiele versie van het bedrijfsbeheersysteem kunnen u en uw medewerkers onderweg verbonden en responsief blijven, ongeacht de huidige locatie en apparatuur. Dit is vooral belangrijk als het gaat om het beheren van hybride en externe teams en activiteiten.
Houd er rekening mee dat de mobiele applicatie eenvoudig te gebruiken en beschikbaar moet zijn op verschillende besturingssystemen.
7. Uitgebreide rapportagefuncties:
Een softwareoplossing met uitgebreide rapportagefuncties kan kleine bedrijven helpen bij het monitoren en analyseren van uw bedrijfsprestaties en het monitoren van de effectiviteit van uw activiteiten, projecten en campagnes, zodat u flexibel kunt reageren op nieuwe situaties.
Idealiter is dit uw bedrijfssoftware geeft waardevolle inzichten in uw financiële prestaties, voortgang van projecten en taken, capaciteit en bezetting van medewerkers en nog veel meer. Bovendien kunt u met de geavanceerde oplossing uw eigen grafische rapporten maken en verschillende criteria instellen voor het aggregeren en sorteren van gegevens.
8. Communicatiefunctie van componenten:
Het zoeken naar software met communicatiefuncties zoals chattools of het delen van bestanden kan bedrijven helpen de interne communicatie effectief te beheren.
Ook kan het handig zijn om te zoeken naar software die kan worden geïntegreerd met andere communicatiemiddelen, zoals videogesprekken, voor eenvoudige teamsamenwerking.
Al geselecteerd?
Als eigenaren van kleine bedrijven hebben we met veel te maken en het is vaak niet eenvoudig om alles op een rij te krijgen. De juiste softwareoplossing voor het beheren van uw bedrijf kan u een groot voordeel geven ten opzichte van uw concurrentie. Je krijgt ineens een overzicht - van bestellingen en taken en hun deadlines, klanten en communicatie met hen, cashflow en de werkdruk van individuele teamleden. U bespaart veel tijd die u besteedt aan repetitieve taken met een lage toegevoegde waarde. In plaats daarvan kunt u uw energie richten op innovatie en oplossingen die uw bedrijf vooruit helpen.
Auteur: Caflou - Alles-in-één managementsysteem voor kleine en middelgrote bedrijven
Caflou helpt u bij het effectief beheren van het hele bedrijf en de financiën ervan. Hiermee kunt u de cashflow volgen en de toekomstige ontwikkeling ervan voorspellen. U rekent af met routinewerk, verlaagt het foutenpercentage, verbetert het teamwerk en verhoogt de bedrijfsprestaties. Alles op één plek. Waar dan ook en tegen een betaalbare prijs.
