Vratislav Holub Het uitgeven van facturen en diverse documenten is een integraal onderdeel van de zakenwereld. Deze verplichting geldt voor vrijwel iedereen – of u nu zzp’er bent of een eigen onderneming heeft. Dan weet u waarschijnlijk heel goed hoe het uitreiken van facturen, betalingsverzoeken, opdrachten, inkomensbewijzen en dergelijke feitelijk in zijn werk gaat. Dit houdt ook verband met een tamelijk fundamentele vraag die vrijwel iedereen zich wel eens moet stellen. Hoe kunt u het documentprobleem specifiek oplossen en zoveel mogelijk werk besparen?
Er zijn al enkele jaren verstreken sinds de dagen dat deze taken werden opgelost, bijvoorbeeld in Excel. Tegenwoordig wordt er een veel vriendelijkere en vooral eenvoudigere oplossing geboden. Concreet bedoelen we een webapplicatie Vyfakturuj.cz, dat zich profileert als de perfecte oplossing voor zelfstandigen en bedrijven. Op het eerste gezicht valt het op door zijn eenvoud en uitgebreide mogelijkheden. Maar is het het zelfs waard? Dat is precies de reden waarom we deze oplossing in onze review zullen belichten. Hoe dan ook, vanaf het begin moeten we toegeven dat het zeker iets te bieden heeft.
Over Vyfakturuj.cz
Laten we eerst kort vermelden wat Vyfakturuj.cz daadwerkelijk kan doen en hoe het kan helpen in de zakenwereld. Zoals we hierboven vermeldden, zijn de dagen dat facturen en andere documenten in Excel werden verwerkt (gelukkig) al lang voorbij. Deze webapplicatie is een aanzienlijk geavanceerder alternatief. Met behulp hiervan kunnen we allerlei soorten facturen direct online uitreiken en binnen enkele seconden gereed hebben voor verzending. Concreet kan hij u helpen vanaf de genoemde facturen, via (automatische) betaalverzoeken, proforma facturen, voorschotfacturen of bestellingen, tot aan de kosten.
Bovendien versnelt de beurs zelf het register van contacten of bedrijven die klant of leverancier voor ons zijn aanzienlijk. Het gaat allemaal nog een stap verder met connectiviteitsopties en algehele automatisering, die we hieronder zullen bespreken. Wij hebben dan direct binnen de applicatie een overzicht van alle afgegeven documenten, waarbij tevens een praktisch en eenvoudig overzicht wordt geboden. Persoonlijk zou ik dat graag willen benadrukken. Het overzicht, in de vorm van een grafiek, laat duidelijk zien hoe we er zakelijk voorstaan en vergelijkt de gegeven resultaten ook jaar-op-jaar. We zien dus meteen of we verbeterd zijn ten opzichte van vorig jaar of vorig jaar.
Uitgifte van documenten
Zoals we hierboven vermeldden, kunnen we met de hulp van Vyfakturuj.cz eenvoudig en snel (niet alleen) facturen direct online uitgeven. De webapplicatie lost deze taak letterlijk perfect op. Met slechts een paar klikken zijn we praktisch klaar. Het enige wat u hoeft te doen is kiezen welk document u wilt afgeven, een klant/leverancier uit het register selecteren, de benodigde gegevens invullen en uw keuze bevestigen. Uiteraard kunt u ook voor de facturen zelf een betaalmethode kiezen. In dit geval wordt een klassieke bankoverschrijving, onder rembours of onder rembours aangeboden. In het uitgebreide aanbod kunnen we echter nog steeds PayPal, krediet, verschillende betalingsgateways en zelfs Bitcoin vinden.
Natuurlijk is alles duidelijk en snel, en dat is precies wat ondernemers nodig hebben. Tegelijkertijd hoeven we ons geen zorgen te maken over het opslaan of opslaan van documenten. Alle gegevens blijven direct veilig binnen de webapplicatie, waardoor we er altijd en overal bij kunnen. Zoals we al hebben aangegeven, gaat de oplossing niet alleen over facturen, maar kan deze ook over een aantal andere documenten beschikken. Een aantal daarvan hebben we hierboven al genoemd. Het gaat met name om een factuur, verzoek tot betaling, pro forma factuur, voorschotnota, inkooporder, correctiedocument, inkomstendocument en belastingdocument.
Ik zou ook de mogelijkheid willen benadrukken van zogenaamde reguliere facturen, die automatisch worden herhaald met een vooraf gedefinieerd interval. Dit is een geweldige oplossing voor een langdurige samenwerking. We hoeven alleen maar één keer de benodigde gegevens in te vullen, het interval in te stellen en klaar is kees. Wat de beschikbare documenten betreft, ontbreekt alleen de mogelijkheid om een prijsofferte te maken. Nou ja, tenminste voorlopig. Volgens de ontwikkelaars wordt er al aan deze optie gewerkt. In de finale kunnen we ook het ontwerp van onze documenten aanpassen en bijvoorbeeld het motief, het logo of andere details wijzigen.
Aansluit- en automatiseringsmogelijkheden
Zoals we hierboven al hebben aangegeven, houdt het niet op bij het louter afgeven van documenten en de opslag ervan. Vyfakturuj.cz gaat nog een stap verder. In dit opzicht speelt de mogelijkheid om verbinding te maken met een bank en anderen een zeer belangrijke rol, en dat is precies wat de applicatie in zo’n voordelige positie plaatst. We kunnen maximaal 12 banken aan onze rekening in de webapplicatie koppelen - specifiek een bepaalde rekening voor zakelijke activiteiten - wat de mogelijkheid met zich meebrengt om inkomende betalingen te matchen. Hierdoor wordt het hele proces vrijwel automatisch opgelost.
Zodra wij een factuur uitreiken, met als betaalwijze bankoverschrijving, zoekt de applicatie zelf uit of en wanneer er wordt terugbetaald. Dit betekent dat mogelijk ook de laatste taak, waarmee we anders "tijd zouden moeten verspillen", valt. Naast volledige overzichten controleert Vyfakturuj.cz ook of afgegeven documenten worden vergoed.
Naast de bankrekening kan het profiel in Vyfakturuj.cz ook aan een specifieke e-shop worden gekoppeld. Als ik een e-shop zou laten bouwen op WooCommerce of PrestaShop, zou het voor mij voldoende zijn om de relevante plug-in te installeren, die vervolgens voor de volledige koppeling zorgt. Zoiets brengt ongeëvenaarde automatisering voor het bedrijfsleven. Ondernemers hoeven geen tijd meer te besteden aan het oplossen van facturen, het controleren van de terugbetaling ervan en dergelijke; de applicatie kan alles betrouwbaar regelen. Bovendien kan het ook worden aangesloten op betalingsgateways (ComGate, GoPay, ThePay, PayPal, enz.) en andere diensten (Česká pošta, SimpleShop, EET, Make, enz.).
Gegevens exporteren en importeren
Alle documenten op één plek en met overzicht hebben is zeker een pluspunt. Aan de andere kant hebben we ze af en toe ook ergens anders nodig. Daarom is het van groot belang dat we ze gemakkelijk kunnen exporteren. Gelukkig werd dat ook niet vergeten. Als onderdeel van Vyfakturuj.cz kunnen we eenvoudig individuele/alle facturen exporteren, evenals documenten voor BTW en inspectierapporten. Opvallend zijn ook de doorgaans uitgebreide mogelijkheden. We kunnen gegevens bijvoorbeeld exporteren naar een traditionele PDF, of naar boekhoudprogramma's Pohoda, Money S3 of Premier in CSV-, JSON- en XML-formaten.
Hetzelfde geldt voor het importeren van gegevens. Dit is handig in een situatie waarin we bijvoorbeeld vanuit een andere oplossing naar Vyfakturuj.cz zouden overstappen. Ten slotte is er ook de mogelijkheid om uw eigen CSV-bestanden te importeren en gegevens direct over te zetten.
Tarieven: Hoeveel kost Vyfakturuj.cz?
De webapplicatie Vyfakturuj.cz is beschikbaar in verschillende tarieven, die qua omvang verschillen. Uiteindelijk hangt het af van elke ondernemer en zijn behoeften, op basis waarvan hij kan beslissen welke optie het beste bij hem past. Je kunt ook alles gratis uitproberen. Het beste profiel wordt de eerste maand aangeboden PROFESSIONAL. De service is ook volledig gratis beschikbaar in het gratis abonnement GRATIS. Het heeft echter relatief beperkte mogelijkheden en laat de gebruiker toe om maximaal 5 bedrijven te factureren. Tegelijkertijd mist het de mogelijkheid om orders uit te geven, gegevens naar boekhoudprogramma's te exporteren en meer.
Integendeel, het volledige potentieel wordt ontgrendeld met het reeds genoemde tarief PROFESSIONAL, wat CZK 590 per maand kost. In dit geval kunt u zelfs maximaal drie bedrijfsentiteiten onder één account hebben. Er wordt ook een tarief aangeboden voor minder veeleisende gebruikers IDEAL. Deze is overigens het populairst en biedt alles wat je als ondernemer kunt wensen qua prijs/prestatie. Het zorgt voor volledige automatisering en kost slechts 249 CZK per maand, wat een geweldige prijs is gezien de mogelijkheden ervan.
De laatste optie is het programma MINI voor 149 CZK per maand. Heel kort gezegd kan gesteld worden dat dit tarief onbeperkt gebruikt wordt voor facturatie. Aan de andere kant schiet het tekort op het gebied van bovengenoemde automatisering, kan het betalingen niet matchen met betalingsgateways en exporteert het ook geen documenten voor BTW-aangiften of inspectierapporten. Een vergelijking van de tarieven vindt u hier.
Overzicht
Als u een bedrijf runt – als zelfstandige of via een bedrijf – dan kunnen we de oplossing Vyfakturuj.cz alleen maar aanbevelen. Het is een uitgebreide tool voor het volledige beheer van facturen en andere documenten, waardoor u uw werk aanzienlijk kunt vergemakkelijken en zelfs kunt automatiseren. Uiteindelijk hangt het uiteraard af van de behoeften van elke gebruiker en dus ook van het gekozen tarief. Maar over het algemeen kan worden gezegd dat het zeker de moeite waard is.
Wanneer we reguliere facturen, automatische herinneringen of de mogelijkheid om betalingen te matchen met een bankrekening of betalingsgateway toevoegen aan de mogelijkheden voor het uitreiken van diverse documenten, krijgen we een eersteklas oplossing die u zeker niet in de steek laat. Het geheel wordt verder onderstreept door een uitstekende klantenondersteuning. Om deze reden beoordelen we Vyfakturuj.cz met een volledig aantal punten.
