Ondrej Holzman Volgens velen is e-mail een verouderde manier van communiceren, maar niemand kan er vanaf komen en maakt er dag in dag uit gebruik van. Het probleem zit echter misschien niet in de e-mail als zodanig, hoewel velen het daar zeker niet mee eens zullen zijn, maar in de manier waarop we deze gebruiken en beheren. Ik gebruik de Mailbox-applicatie nu ruim een maand en ik kan zonder marteling zeggen: het gebruik van e-mail is veel prettiger en vooral efficiënter geworden.
Het moet vooraf gezegd worden dat Mailbox geen revolutie is. Het ontwikkelteam, dat vanwege het succes Dropbox kort na de release van de applicatie kocht (toen alleen voor iPhone en met een lange wachtlijst), bouwde alleen een moderne e-mailclient die bekende functies en procedures uit andere applicaties combineert , maar vaak volledig verwaarloosd in e-mail. Maar tot een paar weken geleden had het voor mij geen zin om Mailbox te gebruiken. Het bestond lange tijd alleen op de iPhone, en het had geen zin om elektronische berichten op de iPhone diametraal anders te beheren dan op de Mac.
In augustus kwam echter eindelijk de desktopversie van Mailbox uit, voorlopig voorzien van een sticker beta, maar het is ook betrouwbaar genoeg dat het onmiddellijk mijn vorige e-mailbeheerder verving: Mail van Apple. Ik heb in de loop der jaren uiteraard andere alternatieven geprobeerd, maar vroeg of laat keer ik altijd terug naar de systeemapp. De anderen boden doorgaans niets essentieels of baanbrekends aan.
E-mail anders beheren
Om Mailbox te begrijpen, moet u één fundamenteel ding doen, en dat is elektronische post op een andere manier gaan gebruiken. De basis van Mailbox is, naar het voorbeeld van populaire takenboeken en tijdmanagementmethoden, het bereiken van de zogenaamde Inbox Zero, d.w.z. een toestand waarin je geen e-mail meer in je inbox hebt.
Persoonlijk benaderde ik deze methode met minder angst, omdat ik nooit gewend was aan een schone e-mailinbox, integendeel, ik bladerde regelmatig door honderden ontvangen berichten, meestal ongesorteerd. Zoals ik echter ontdekte, is Inbox Zero zinvol als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd, niet alleen tussen taken, maar ook in e-mail. Mailbox is nauw verwant aan taken: elk bericht is eigenlijk een taak die u moet voltooien. Totdat u er iets aan doet, zelfs als u het leest, zal het in uw inbox "oplichten" en uw aandacht opeisen.
U kunt in totaal vier acties met het bericht uitvoeren: archiveren, verwijderen, voor onbepaalde tijd uitstellen, naar de juiste map verplaatsen. Alleen als u een van deze stappen toepast, verdwijnt het bericht uit de inbox. Het is gemakkelijk, maar zeer effectief. Een soortgelijk beheer van e-mail zou zeker ook zonder Mailbox kunnen worden beoefend, maar daarmee is alles aangepast aan een soortgelijke behandeling en is het een kwestie van een paar gebaren leren.
E-mailinbox als takenlijst
Alle inkomende e-mails gaan naar de inbox, die in Mailbox wordt omgevormd tot een doorgeefstation. Je kunt het bericht lezen, maar dat betekent niet dat het op dat moment de punt van een ongelezen bericht verliest en tussen tientallen andere e-mails past. Inbox moet zo min mogelijk berichten bevatten en anticiperen op nieuwe, zonder door oude, reeds opgeloste "gevallen" te hoeven waden bij ontvangst ervan.
Zodra er een nieuwe e-mail binnenkomt, moet deze worden afgehandeld. Mailbox biedt verschillende procedures, maar de meest elementaire zien er ongeveer zo uit. Er komt een e-mail binnen, u beantwoordt deze en archiveert deze vervolgens. Archiveren betekent dat het wordt verplaatst naar de map Archief, wat eigenlijk een soort tweede inbox is met alle mail, maar dan al gefilterd. Vanuit de hoofdinbox kunt u er naast archiveren ook voor kiezen om het bericht onmiddellijk te verwijderen. Vervolgens wordt het naar de prullenbak verplaatst, waar u er bijvoorbeeld geen toegang meer toe heeft via zoeken, tenzij u u dit specifiek wenst, zodat u geen last meer heeft van onnodige post.
Maar wat Mailbox zo'n effectief hulpmiddel maakt voor het beheren van e-mail, zijn de twee andere opties voor het verwerken van berichten in de inbox. Je kunt het drie uur uitstellen, voor de avond, voor de volgende dag, voor het weekend of voor de volgende week - op dat moment verdwijnt het bericht uit de inbox, om er na de geselecteerde tijd weer als "nieuw" in te verschijnen . In de tussentijd staat het in een speciale map "uitgestelde berichten". Snoozen is vooral handig als u bijvoorbeeld niet meteen een e-mail kunt beantwoorden, of als u er in de toekomst op moet terugkomen.
Nieuwe berichten kunt u uitstellen, maar ook berichten waarop u al heeft gereageerd. Op dat moment vervangt Mailbox de rol van taakbeheerder en is het aan jou hoe je de opties gebruikt. Persoonlijk heb ik verschillende keren geprobeerd de e-mailclient te verbinden met mijn eigen takenlijst (in mijn geval Things) en de oplossing was nooit ideaal. (Op Mac kun je verschillende scripts gebruiken, maar op iOS heb je geen kans.) Tegelijkertijd zijn e-mails vaak direct gekoppeld aan individuele taken, om te kunnen vervullen wat ik nodig had om het gegeven bericht te vinden, om het te beantwoorden of om het te beantwoorden. de inhoud ervan.
Hoewel Mailbox niet de mogelijkheid biedt om een e-mailclient aan een takenlijst te koppelen, maakt het er in ieder geval zelf een aan. Uitgestelde berichten zullen u eraan herinneren in uw inbox alsof het taken op een takenlijst zijn; u hoeft alleen maar te leren hoe u ermee kunt werken.
En tot slot biedt Mailbox ook traditionele "archivering" aan. In plaats van te archiveren, kunt u elk bericht of gesprek in een willekeurige map opslaan, zodat u het later snel kunt terugvinden, of u kunt gerelateerde gesprekken op één plek opslaan.
Gemakkelijk te bedienen zoals alfa en omega
Controle is de sleutel tot het eenvoudig en efficiënt uitvoeren van bovengenoemde procedures. De basisinterface van Mailbox verschilt niet van gevestigde e-mailclients: het linkerpaneel met een lijst met individuele mappen, het middelste paneel met een lijst met berichten en het rechterpaneel met de gesprekken zelf. Natuurlijk hebben we het over de Mac, maar Mailbox misstaat ook niet bepaald op zijn plaats op de iPhone. Het verschil zit vooral in de bediening: terwijl je in andere applicaties gewoon overal klikt of sneltoetsen gebruikt, zet Mailbox in op eenvoud en intuïtiviteit in de vorm van "veeg"-bewegingen.
Even belangrijk is dat als u met uw vinger over het bericht veegt, het ook naar computers wordt overgebracht, waar het met MacBook-touchpads een even handige oplossing is. Dit is bijvoorbeeld het verschil met Mail.app, waar Apple al soortgelijke principes is gaan toepassen in ieder geval in de iOS-versie, maar op Mac is het nog steeds een omslachtige applicatie met oude mechanismen.
Sleep een bericht van links naar rechts in de Mailbox, er verschijnt een groene pijl die archivering aangeeft, op dat moment laat je het bericht los en wordt het automatisch verplaatst naar het archief. Als u nog iets verder sleept, verschijnt er een rood kruis, waardoor het bericht naar de prullenbak wordt verplaatst. Wanneer u in de tegenovergestelde richting sleept, krijgt u een menu waarmee u het bericht kunt snoozen of in de geselecteerde map kunt plaatsen. Als u bovendien regelmatig e-mails ontvangt die u doordeweeks, maar alleen in het weekend niet wilt afhandelen, kunt u in Mailbox het automatisch uitstellen ervan instellen. De zogenoemde Voor alle berichten kunnen "veeg"-regels worden ingesteld voor automatisch archiveren, verwijderen of opslaan.
Kracht in de kleine dingen
In plaats van complexe oplossingen biedt Mailbox een eenvoudige en overzichtelijke omgeving die niet afleidt met onnodige elementen, maar de gebruiker vooral richt op de berichtinhoud zelf. Bovendien zorgt de manier waarop de berichten tot stand komen voor het gevoel dat je niet eens in de mailclient zit, maar klassieke berichten verstuurt. Dit gevoel wordt vooral versterkt door Mailbox op de iPhone te gebruiken.
Het gebruik van Mailbox in combinatie met een iPhone en een Mac is immers ongelooflijk effectief, omdat geen enkele client kan concurreren met de applicatie van Dropbox, vooral niet als het gaat om snelheid. Mailbox downloadt geen volledige berichten zoals Mail.app, die het vervolgens in toenemende volumes opslaat, maar downloadt alleen de absoluut noodzakelijke delen van de teksten en de rest blijft op Google- of Apple-servers1. Dit garandeert maximale snelheid bij het downloaden van nieuwe berichten. Daarom is er in Mailbox geen knop aanwezig om de inbox bij te werken. De applicatie onderhoudt voortdurend contact met de server en bezorgt het bericht onmiddellijk in de mailbox.
Ook de synchronisatie tussen iPhone en Mac werkt net zo betrouwbaar en extreem snel, wat je bijvoorbeeld herkent bij concepten (concepten). Je schrijft een bericht op je Mac en gaat in een mum van tijd verder op je iPhone. Concepten worden heel slim verwerkt door Mailbox – ze verschijnen niet als afzonderlijke berichten in de conceptenmap, maar gedragen zich als onderdeel van reeds bestaande gesprekken. Dus als u een antwoord begint te schrijven op uw Mac, blijft het daar staan, zelfs als u uw computer sluit, en kunt u doorgaan met schrijven op uw iPhone. Open dat gesprek gewoon. Een klein nadeel is dat dergelijke concepten alleen tussen mailboxen werken, dus als u de mailbox ergens anders bezoekt, ziet u de concepten niet.
Er zijn nog steeds obstakels
Mailbox is niet voor iedereen de oplossing. Velen voelen zich misschien niet op hun gemak met het principe van Inbox Zero, maar degenen die het in de praktijk brengen, bijvoorbeeld bij het beheren van taken, zullen Mailbox misschien snel leuk vinden. De komst van de Mac-versie was van cruciaal belang voor de bruikbaarheid van de applicatie. Zonder deze versie zou het geen zin hebben om Mailbox alleen op iPhone en/of iPad te gebruiken. Bovendien is de Mac-versie sinds een aantal weken opengesteld voor het grote publiek na gesloten bètatests, hoewel deze nog steeds de bètanaam behoudt.
Hierdoor kunnen we af en toe fouten tegenkomen in de applicatie, de kwaliteit en betrouwbaarheid van het zoeken in oude berichten is ook slechter, maar de ontwikkelaars zouden hier hard aan werken. Alleen al om het archief te doorzoeken, moest ik soms de webinterface van Gmail bezoeken, omdat Mailbox niet eens alle e-mails had gedownload.
Velen zullen echter een fundamenteel probleem tegenkomen bij het opstarten van Mailbox zelf, dat momenteel alleen Gmail en iCloud ondersteunt. Als u Exchange voor e-mail gebruikt, heeft u pech, ook al houdt u meer van Mailbox. Net als bij sommige andere e-mailclients bestaat er echter geen gevaar dat Dropbox zijn applicatie zal opgeven en zal stoppen met de ontwikkeling ervan, integendeel, we kunnen eerder uitkijken naar de verdere ontwikkeling van Mailbox, die een prettiger beheer belooft van anderszins impopulaire e-mail.
- Op Google- of Apple-servers omdat Mailbox momenteel alleen Gmail- en iCloud-accounts ondersteunt. ↩
Eh. Totdat het Exchange kan doen, is het nutteloos voor mij.
Ik gebruik het dagelijks en ben best tevreden.
Maar het is waar dat ik altijd de eigen Mail-client of de Gmail-webinterface aanzet om te zoeken, omdat Mailbox in dat opzicht behoorlijk onbetrouwbaar is (hopelijk voorlopig).
Soms wordt de PDF-bijlage ook verkeerd weergegeven, bijvoorbeeld bij Česká Spořitelna wordt de betalingsbevestiging, die in PDF is, automatisch als volledige tekst in de hoofdtekst van de e-mail weergegeven en verschijnt de e-mail ook zonder bijlage.
Voor de rest heeft hij me echter op een prachtige manier geholpen met het doorzoeken van de stapel e-mails die ik in de afgelopen xx jaar heb verzameld, dus ik ben tevreden. Meerdere accounts koppelen werkt ook prima.
Ik gebruik het ook op iPad/iPhone en ik wacht op Exchange, dus voorlopig Airmail Beta op Mac, wat ik van harte aanbeveel.
Helaas is het met die beperking op Gmail enigszins nutteloos als je zakelijke e-mail gebruikt...
Ik heb een vraag: is het mogelijk om e-mail (zelfs handmatig) in verschillende mappen te sorteren, d.w.z. bijvoorbeeld door geadresseerden of handmatig aangemaakte mappen?
Zo niet, kent iemand er één?
Het gaat mij vooral om de iOS-omgeving.
dank
Ja, met behulp van filters. U maakt mailboxen aan met de namen van ontvangers en/of groepen en maakt gebruik van filters, waarbij u voor elk extra filter parameters invoert, waarna e-mails terechtkomen waar u wilt en automatisch worden gesorteerd.
Het spijt me van mijn fout. Ik vergat te zeggen dat Gmail en iCloud niet genoeg voor mij zijn.
Ik zou graag iets universeels willen. Ik heb Boxer geprobeerd, maar hij kan het niet.
Ik denk dat de filters in Mail.app op Mac op elke mailbox kunnen worden toegepast. Maar ze worden alleen uitgevoerd wanneer de applicatie wordt gestart en e-mails worden geladen (ze draaien niet op de server)
Niet alleen vanwege Exchange blijf ik bij het systeem Mail en de MailHub-add-on – de add-on zal aanzienlijk helpen bij het sorteren en organiseren van berichten en kan zelfs een herinnering instellen voor een specifiek bericht. Eigenlijk kan het de hier beschreven functies uitvoeren en nog iets meer. Sterker nog, ik moet nog steeds een add-on vinden die e-mailbijlagen afzonderlijk van de hoofdtekst van berichten weergeeft en de mogelijkheid om Word- en Excel-documenten rechtstreeks in het clientvenster te openen met de optie om de inhoud te kopiëren (zoals het geval is met MS Outlook) en ik zou niets hebben dat ik zou missen in Mail: -)
Bestaat er niet iets dat lijkt op MailHub voor iOS?
Het begin met deze app was voor mij nogal lastig. Maar toen we in korte tijd de e-mails konden sorteren, begon ik deze app leuk te vinden.
Het stoort me alleen dat ik mijn andere e-mails die ik tijdens odes aan Gmail heb toegewezen, niet kan instellen.
erg traag op iPhone 4 (iOS 7). De klassieke Mail.app is daarentegen supersnel. Dus keerde ik terug naar de klassieker die is afgestemd op het systeem.
Is er een manier om met gemarkeerde e-mails van Mail.app in Mailbox te werken? Het zou voor mij nuttig zijn om synchronisatie te bewerkstelligen met een relatief nieuwe map die de gemarkeerde rol zou herstellen. In de huidige workflow sorteer ik e-mails in gemarkeerd en als laatste
Het lijkt mij dat de app behoorlijk veel batterij vreet (ip5s met ios7). Heeft iemand een soortgelijke ervaring?
waarom zie ik 2700 e-mails boven het pictogram? Kan de app het verschil niet zien tussen gelezen en ongelezen?
Dit is het inbox zero-principe. Een bericht wordt alleen als opgelost beschouwd als het naar het archief wordt verplaatst. Het heeft geen zin om onderscheid te maken tussen gelezen en ongelezen berichten, maar alleen de berichten in de inbox te tellen.
Ik gebruik de app nu ongeveer een maand en mijn aanvankelijke enthousiasme slaat langzamerhand om in teleurstelling. Het idee is geweldig, maar de app is nog behoorlijk ongevraagd. Ik stoor me vooral aan het volgende: als er een groot aantal e-mails is, is het ongelooflijk traag op de iPhone 4s met iOS 7.1, als ik op een bericht klik in een thread met veel gesprekken, begint het willekeurig ergens heen te scrollen in het midden van de tekst, en ik kan geen bijlagen toevoegen op de iPad Air (na het klikken op de juiste knop gebeurt er niets). Het hoogtepunt van vandaag was toen ik aan mijn e-mail op de iPhone werkte, deze in het concept opsloeg, er na enige tijd op de iPad naar terugkeerde, klaar was met schrijven, hem verzond en er vervolgens achter kwam dat het concept was verzonden, zonder verdere bewerkingen. Ik ben er vrij zeker van dat ik het hele bericht heb verzonden. Ik zoek dus naar een bewezen alternatief. Heeft iemand een soortgelijk probleem opgelost?