Advertentie sluiten
Mac

Evernote als een cloudgebaseerde GTD-tool

Appelplukker
22

Hoewel het werken met taken en de GTD-methode over het algemeen het domein is van de Mac- en iOS-platforms, is het niet altijd mogelijk om een ​​geschikte applicatie te vinden die ook platformonafhankelijk is, waardoor je soms moet improviseren. Een van onze lezers bedacht een interessante oplossing voor het bedrijf met behulp van de notitietoepassing Evernote en besloot deze met ons te delen.

Hoe het begon

De taken nemen toe, de tijd neemt af en papier voor aantekeningen was niet langer voldoende. Ik heb al verschillende keren geprobeerd om over te schakelen naar elektronische vorm, maar tot nu toe is het altijd mislukt vanwege het feit dat papier altijd "sneller" was en je kent zeker het geweldige gevoel dat je het voltooide ding dat gedronken hebt, kunt doorstrepen uw bloed meerdere malen.

Dus de snelheid van organisatie en inbreng, waar ik ook ben, blijkt absoluut essentieel, althans voor mij. Ik heb een periode van papier op de desktop doorgenomen, bestanden met aantekeningen, lokale programma's zoals Task Coach, pogingen om een ​​centraal verzoekvolgsysteem te gebruiken voor persoonlijke aantekeningen, maar uiteindelijk pakte ik altijd een A4 + potlood en voegde toe en voegde toe, doorgestreept en toegevoegd...
Ik kwam erachter dat ik niet de enige ben in een bedrijf met vergelijkbare eisen, dus mijn collega en ik hebben een paar keer rond de tafel gezeten, de eisen op een rijtje gezet en gezocht, getest. Wat vroegen we voor de belangrijke eigenschappen van ons "nieuwe papier"?

Nieuwe systeemvereisten

  • Invoersnelheid
  • Cloudsynchronisatie – notities altijd bij u op alle apparaten, mogelijk delen met anderen
  • Multiplatform (Mac, Windows, iPhone, Android)
  • Helderheid
  • Mogelijkheid om te koppelen met e-mail
  • Opties voor bijlagen
  • Een kalenderoplossing
  • Verbonden met volgsysteem voor aanvragen in het bedrijf en mensen buiten ons systeem
  • De mogelijkheid van sneltoetsen in het systeem
  • stabiliteit
  • Eenvoudig zoeken

Mijn begin met Evernote

Na een vergeefse zoektocht naar de heilige graal zijn we Evernote gaan proberen, hij inspireerde mij daartoe dit artikel. Het is geen ideale oplossing, sommige tekortkomingen werden pas duidelijk na intensief gebruik, maar op papier wint het nog steeds, en tijdens de laatste gebruiksmaand hebben updates veel dingen opgelost.

Evernote en GTD

  • NOTITIEBOEKEN (blokken) ik gebruik voor notitiecategorieën zoals bladwijzers, privé, technologie, ondersteuning, kennisbank, echte taken, niet classificeerbaar a INBOX invoeren.
  • TAGS Ik gebruik opnieuw voor hun prioriteiten. De afwezigheid van een kalender (ik hoop dat de ontwikkelaars dit in de loop van de tijd zullen oplossen) wordt vervangen door een tag iCal_EVENTS, waar ik notities heb ingevoerd die ook in de kalender worden gedupliceerd. Dus als ik ze tegenkom, weet ik dat ze gepakt zijn en ik zorg voor ze zodra de herinnering verschijnt. Een andere oplossing heb ik nog niet bedacht. Referenties zijn opmerkingen voor het toekomstige type "als ik iets zoek voor het volgende project". Klaar , dat is het doorstrepen van de voltooide taak.
  • Grotere projecten hebben hun eigen notitieboekje, kleinere projecten los ik slechts op één vel op en voeg ik in selectievakjes voor taken. De letters en cijfers aan het begin maken het gemakkelijk om de gegeven categorie te selecteren bij het maken van een notitie (druk gewoon op de toets "1" en Enter) en zorg ook voor sortering.
  • Ik schakel het standaardvoorbeeld over naar Alle notitieboekjes een label Heden, een collega gebruikt hiervoor een extra tag zsm (zo spoedig mogelijk) voor het onderscheidend belang binnen een dag, maar voor mijn stijl van werken is dat meestal niet nodig.

Wat Evernote heeft gebracht

Invoersnelheid

  • Onder Mac OS X heb ik sneltoetsen voor: Nieuwe notitie, Klembord plakken in Evernote, Rechthoek of Windows knippen naar Evernote, Volledig scherm knippen, Zoeken in Evernote).
  • Ik gebruik het het meest Nieuwe opmerking (CTRL+CMD+N) Plak het klembord in Evernote (CTLR+CMD+V). Deze sneltoets voegt ook een link naar het oorspronkelijke e-mailadres of webadres in de notitie in, als ik deze bijvoorbeeld in een e-mailclient of browser gebruik.
    onder Android zit een widget waarmee je snel nieuwe notities kunt invoeren.
  • Nieuw gemaakte notitieboekjes passen automatisch in mij POSTVAK IN, als ik tijd heb, zal ik nu het juiste notitieboekje en de prioriteitstag toewijzen, zo niet, dan sorteer ik later, maar de taak gaat niet verloren, deze is al geregistreerd.

Cloudsynchronisatie

  • Notities inclusief bijlagen worden gesynchroniseerd met de Evernote-cloudopslag, de gratis accountlimiet is 60 MB/maand, wat voldoende lijkt voor teksten en af ​​en toe een afbeelding. Zo heb ik altijd de laatste versie op mijn telefoon, computer of op de website.
  • Dat geldt ook voor een collega met wie ik enkele van mijn laptops deel. Hij ziet ze onder het tabblad Gedeeld, of op de website in zijn account. De betaalde versie maakt het ook mogelijk om gedeelde notitieboekjes te bewerken, als de eigenaar dit toestaat.
  • U kunt een weblink naar een bepaald notitieboekje of notitie maken en deze per e-mail naar een derde persoon sturen. Vervolgens kan ze de link naar haar Evernote-account opslaan of er gewoon vanuit een browser toegang toe krijgen zonder in te loggen (afhankelijk van de instellingen voor deelrechten).
  • Tegelijkertijd gebruik ik weblinks als brug tussen het bedrijf volgsysteem voor aanvragen om anderen te informeren over de status van een bepaalde taak
  • De notities staan ​​op de server, onder Mac OS X en Win zijn ze allemaal gesynchroniseerd, op Android alleen de headers en wordt het opgegeven bericht pas gedownload nadat het is geopend. In de volledige versie kunnen volledig synchroniseerbare laptops worden geïnstalleerd.
  • Hier is de eerste ernstige tekortkoming die moet worden vermeld, die hopelijk in de loop van de tijd door updates zal worden opgelost. Evernote op Windows  hij kan het niet verbind gedeelde laptops.

Multi-platform aanpak

  • Mac OS X-applicatie - kan alle functies van de webversie uitvoeren
  • Android - kan geen gedeelde notitieboekjes gebruiken, anders alles (inclusief bijlagen, audio, fotonotities), mooie desktopwidget
  • iOS - kan alles doen behalve notebookstapels en heeft natuurlijk geen widget
  • Windows - kan geen gedeelde notitieboekjes gebruiken, maar wel de map voor het bewaken van bestanden - interessante functie om automatisch notities in het standaardnotitieblok te plaatsen.
  • Het bestaat ook op de volgende platforms: Blackberry, WinMobile, Palm
  • De volledige Evernote-interface is toegankelijk vanuit elke webbrowser
  • Optie om te linken naar e-mail – als ik een e-mail verstuur via een sneltoets naar Evernote, heb ik een lokale link naar de e-mail erin, tenminste onder Mac OS X

Andere voordelen

  • Bijlageoptie – de gratis versie is beperkt tot 60 MB/maand en afbeeldings- en PDF-bijlagen, de betaalde versie biedt 1 GB/maand en bijlagen in elk formaat.
  • Verbinding maken met andere systemen in het bedrijf en mensen buiten ons systeem via weblinks - geen perfecte oplossing, maar bruikbaar ja (ze moeten worden aangemaakt via webtoegang, daarom heb ik al kant-en-klare links in mijn bladwijzers). Als alternatief kan de gegeven taak rechtstreeks vanuit de applicatie per e-mail worden verzonden, maar zonder link.
  • De mogelijkheid van sneltoetsen in het systeem.
  • Stabiliteit - zelfs in uitzonderlijke gevallen waarin het nodig was om de synchronisatie met de Evernote-server te herhalen. Dit probleem heeft zich echter niet recentelijk voorgedaan.
  • Eenvoudig zoeken.
  • Een interessante functie van tekstherkenning met behulp van OCR-technologie, zie onderstaande afbeelding.

Wat Evernote niet heeft opgeleverd

  • Er is nog geen kalender aanwezig (ik vervang deze door een tag). iCal_EVENTS).
  • Gedeelde notitieboekjes zijn niet volledig uitgewerkt (Windows, mobiele apps).
  • Verschillende eigendommen op verschillende platforms.
  • Hij kan taken niet alleen oplossen :)

Evernote voor Mac (Mac App Store – Gratis)

Evernote voor iOS (gratis)

 

De auteur van het artikel is Tomas Pulc, bewerkt door Michal Ždanský

Zdroj
bespreking
Onderwerpen: , , , , , , , , ,

Verwant



Meest gelezen Lidwoord

.