Vratislav Holub In een tijd waarin we sociale afstand moeten respecteren en toch nauw moeten samenwerken, spelen moderne technologieën een sleutelrol. Hoe beter de IT-teams van een bedrijf deze transitie kunnen maken, hoe beter ze werknemers en collega's kunnen helpen zich zelfverzekerd en ondersteund te voelen. Western Digital presenteert acht tips voor uw IT-teams.
Het zou kunnen interesseer je
Pavel Jelic Als voorlopige maatregel in het kader van de coronaviruscrisis bevelen steeds meer bedrijven, bedrijven, maar ook de regeringen van individuele landen thuiswerken aan, of zelfs rechtstreeks aan. IT-teams staan nu voor de taak om deze transitie te maken en datasystemen, mobiele computerapparatuur en applicaties in de nieuwe omstandigheden te beveiligen. Ze worden uitgedaagd ervoor te zorgen dat werknemers en collega’s zich veilig verbonden en volledig productief voelen, zelfs als ze vanuit huis werken. We hebben enkele tips van onze eigen IT-teams samengesteld die kunnen helpen bij deze veranderingen en een succesvollere workflow kunnen garanderen.
Stel het niet uit. Ga vandaag nog aan de slag (letterlijk meteen)
De meeste bedrijven en bedrijven hebben al een deel van hun personeel naar hun thuisomgeving verplaatst. Maar als het maar een klein deel is, wees dan voorbereid op een heel ander scenario in het geval dat honderden of duizenden mensen tegelijkertijd externe verbindingen met virtuele systemen nodig hebben. Als uw bedrijf thuiswerken nog niet of slechts gedeeltelijk heeft geïmplementeerd, gebruik dan deze tijd om u voor te bereiden op de mogelijke situatie waarin de meeste werknemers toegang moeten hebben tot applicaties en gegevens vanaf externe locaties. Door uw data-infrastructuur een stap voor te blijven en vooraf begeleiding en documentatie beschikbaar te hebben, kunt u in deze kritieke tijden een soepele overgang naar een nieuwe manier van werken binnen uw bedrijf garanderen.
Test tot de eerste storing
Test uw systemen om prestaties, betrouwbaarheid en schaalbaarheid te garanderen. Test applicaties en hardware-infrastructuur voor maximale belasting. Controleer hoeveel verbindingen uw VPN aankan. En stuur het IT-team om te proberen thuis te werken. Ontdek waar er hiaten en zwakke punten kunnen zijn bij het werken op afstand. Het is veel beter om tijdens het testen te ontdekken wat er kapot gaat, dan wanneer medewerkers volledig op het systeem vertrouwen. Zoek dus vooraf uit waar de zwakke punten zitten en repareer deze direct.
Promoot de juiste optie uit de veelheid aan communicatie- en beveiligingshulpmiddelen
Er zijn talloze apps voor virtuele vergaderingen, briefings, het delen van documenten, het maken van projecten en andere managementtools, en het is waarschijnlijk dat mensen in uw bedrijf er tegenwoordig meer dan één gebruiken (al dan niet geautoriseerd). Dit is het moment om de officiële tools en apps die werknemers moeten gebruiken af te dwingen. Zorg ervoor dat u zeker bent van het aantal licenties en stel instructies op (beschikbaar en gedeeld) over het installeren en gebruiken van de geselecteerde applicaties.
Het zou kunnen interesseer je
Bereid u voor op non-stop monitoring en 24/7 ondersteuning
Bij elke nieuwe situatie moet u de infrastructuur nauwlettend in de gaten houden en in realtime op storingen kunnen reageren. Wees bereid om IT-ondersteuning breder en op verschillende tijdstippen van de dag te bieden.
Stel beleid vast voor het gebruik van laptops, randapparatuur en toegang tot diensten
U moet richtlijnen en voorschriften opstellen voor de manier waarop uw bedrijf werknemers die thuiswerken kan ondersteunen met hulpmiddelen zoals internettoegang en technische apparatuur. U zou antwoorden moeten krijgen op de volgende vragen:
- Hoeveel werknemers hebben een laptop nodig om thuis te werken? Hoeveel laptops kunt u leveren?
- Zal het bedrijf betalen voor de internetverbinding en telefoongesprekken?
- Wat als iemand geen of onvoldoende internetverbinding heeft?
- Wat is de aanpak en instructies voor het bestellen van randapparatuur zoals toetsenborden, monitoren, headsets enzovoort?
Creëer praktische (en toegankelijke) documentatie
Hoe meer u het externe personeel kunt ondersteunen bij het gebruik van de juiste tools, hoe meer invloed u heeft op de productiviteit van het bedrijf, maar ook op de positieve stemming in het bedrijf. Zorg voor de juiste documentatie en middelen zodat iedereen beter kan werken – zowel medewerkers die nu thuiswerken als je eigen IT-team. Zorg ervoor dat u een duidelijke plek creëert waar medewerkers instructies en handleidingen kunnen vinden over het installeren van geselecteerde applicaties en tools en waar ze deze applicaties kunnen vinden. Neem ook even de tijd om ervoor te zorgen dat al uw documenten, bestanden en accounttoegang voor alle systemen beschikbaar zijn voor alle belangrijke leden van uw IT-team.
Herhalen
Dit is ook een goed moment om uit te zoeken wat er nog meer geautomatiseerd kan worden in uw workflows. Vooral vragen gericht op technische ondersteuning. U zult veel soortgelijke vragen tegenkomen, en tools zoals AI-chatbots zullen de druk op uw IT-team helpen verlichten. Alles wat geautomatiseerd kan worden, geeft uw team de tijd om complexere taken uit te voeren
Samen kunnen we een beter thuiskantoor creëren
Tips en advies over hoe u een werkhoek kunt creëren, uw werkoppervlak kunt indelen, hoe u met uw gezin kunt samenwerken in gedeelde ruimtes, of pauzes en vrije tijd kunt plannen - zelfs als u dit doet, moet u uw collega's misschien helpen om op een veilige manier maximale productiviteit te bereiken verbonden vanuit uw huis. Gebruik een verscheidenheid aan communicatiemiddelen - tutorials, uitwisseling van ervaringen, gedeelde werkvergaderingen - en help manieren te vinden om efficiënter te zijn en nog beter verbonden te zijn in de virtuele omgeving. U kunt virtuele diensten aanbieden voor wat meer persoonlijke helpdesk-achtige communicatie, u kunt een ruimte creëren voor informele discussies buiten het werk. Wees creatief.
Technologie speelt nu een sleutelrol. Het is noodzakelijk om mensen te helpen met elkaar in contact te blijven in een tijd waarin we sociaal isolement moeten handhaven. Deze onverwachte veranderingen vormen een uitdaging voor zowel de IT-infrastructuur als het moreel van de medewerkers. Beter werkende IT-teams kunnen aanzienlijk bijdragen aan een succesvolle verandering in de communicatie. Hoe meer IT-teams helpen, hoe meer ondersteuning medewerkers zullen voelen en behouden. We willen onze IT-teams bedanken voor hun harde werk, innovatie en geduld tijdens deze verandering. En aan de lezers... blijf gezond, communiceer zoveel mogelijk en onthoud... back-up!
